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Privacy in azienda: guida su GDPR e protezione dati
Il concetto della privacy è diventato sempre più rilevante negli ultimi anni, specialmente dopo l'introduzione del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR), noto anche come Regolamento UE 2016/679. Attualmente, le persone sono sempre più interconnesse attraverso i loro dispositivi tecnologici, inserendo quotidianamente una notevole quantità di dati su software e siti web.
Qual è l'importanza della gestione dei dati e della privacy sul luogo di lavoro? Come vengono trattate le informazioni personali dei dipendenti? Esploreremo questo argomento in dettaglio in questo articolo.
Dopotutto, anche la privacy dei dati aziendali, dei tuoi dipendenti e dei tuoi progetti è parte di un discorso più ampio sulla sicurezza sul lavoro: una fuga di dati, un attacco hacker o un’esposizione di informazioni sensibili circa il tuo business potrebbero compromettere la sicurezza dei tuoi lavoratori o addirittura esporre a rischio i tuoi soldi. Meglio non rischiare.
Scopri qui su Global Medical Service come tutelare la tua azienda in materia di privacy e GDPR.
Chi è responsabile del trattamento dei dati in azienda
Il responsabile dei dati raccolti da un'azienda è, anche in questo caso, il datore di lavoro. Le informazioni sui clienti, sui visitatori dell'impresa e sui dipendenti sono raccolte, gestite ed elaborate da lui. Sebbene l'azienda sia considerata il titolare del trattamento, è sempre rappresentata dalla persona che la conosce meglio, ovvero il datore di lavoro.
Tra i suoi compiti vi è la tutela dei diritti e delle libertà del proprietario dei dati, nonché la comunicazione esplicita del tipo di trattamento effettuato. Deve occuparsi del processo di adeguamento al GDPR attraverso le attività che saranno analizzate nel prossimo paragrafo.
Garantire la privacy e il rispetto del GDPR in azienda: come fare?
Noi di Global Medical Service teniamo molto alla messa in sicurezza delle aziende dei nostri clienti. Per questo, abbiamo deciso di darti una mano anche con gli adempimenti circa la privacy in azienda con una check list di responsabilità che dovrai rispettare.
Per adeguarsi alle normative sulla privacy, le aziende devono identificare le attività interne coinvolte nella raccolta e nel trattamento di dati personali. Dopo l'individuazione, è cruciale sviluppare strategie protettive, analizzando gli strumenti utilizzati, le finalità, l'autorizzazione del trattamento dei dati e i tempi di conservazione.
Per fare questo, come vale per qualsiasi altro rischio indicato nel Testo Unico D.Lgs 81/08, bisogna procedere con la valutazione dei rischi, attraverso una comprensione approfondita delle conseguenze di un uso improprio delle informazioni.
Anche in questo caso, è il datore di lavoro che deve assumersi la responsabilità, coinvolgendo esperti di informatica e di sicurezza sul lavoro. In questa fase, noi di Global Medical Service possiamo essere al tuo fianco.
Misure di prevenzione e protezione della privacy in azienda
La prima misura che un datore di lavoro può adottare è quella della nomina di un responsabile del monitoraggio della conformità alle normative sulla protezione dei dati e del garantire che l'azienda operi in modo trasparente e rispetti i diritti delle persone. Parliamo di una figura che prende il nome di Responsabile della Protezione dei Dati (DPO).
DPO o RTD: è obbligatorio?
In Italia lo indichiamo con la sigla RTD, ma il suo ruolo è ben chiaro: formalmente delineato dall'Unione Europea nella sezione 4 del GDPR, si configura come un pilastro essenziale secondo l'articolo 37 del Regolamento (UE) 2016/679. Nominato dal titolare o responsabile del trattamento, l'RTD assume un compito di supporto, controllo e consulenza, formazione e informazione in merito all'applicazione del GDPR.
L'obbligo di designare un RTD ricade su titolari e responsabili del trattamento, autorità pubbliche e entità coinvolte in attività soggette a monitoraggio regolare degli interessati o trattamento su larga scala di dati sensibili. Le funzioni del RTD comprendono sorvegliare l'osservanza del GDPR e altre disposizioni sulla protezione dei dati, sensibilizzare e formare il personale coinvolto nei trattamenti, nonché cooperare con l'autorità di controllo. La nomina formale del RTD, comunicata al Garante, deve garantirne l'indipendenza e la neutralità, evitando conflitti di interessi che potrebbero comprometterne l'efficacia.
Comunicazione con i dipendenti e formazione
Molte volte, i rischi di fuga di dati provengono proprio dai dipendenti, che potrebbero non essere a conoscenza dei rischi legati all’uso di videoterminali, software e all’uso delle comunicazioni con enti esterni. Basta un clic su un link sospetto per scatenare un pericolo molto costoso.
Le aziende devono informare i dipendenti sulla gestione dei dati personali e sulle normative vigenti. Oltre a ciò, è fondamentale formare il personale affinché comprenda l'importanza della privacy e sappia come trattare correttamente le informazioni personali.
Il datore di lavoro deve promuovere una cultura della privacy all'interno dell'azienda, garantendo che ogni dipendente sia consapevole delle proprie responsabilità in merito alla protezione dei dati.
Misure pratiche per la tutela della privacy in azienda
La protezione dei dati dei dipendenti in conformità al GDPR richiede interventi mirati. Ad esempio, un'azienda può implementare misure di sicurezza come l'accesso limitato alle informazioni sensibili solo al personale autorizzato attraverso procedure di autenticazione robuste. Inoltre, la definizione di politiche chiare sulla cancellazione dei dati è essenziale: ad esempio, stabilire che i dati fiscali vengano conservati per un periodo specifico dopo il termine del rapporto di lavoro.
La protezione contro le violazioni dei dati può coinvolgere l'implementazione di sistemi di rilevamento delle intrusioni e la crittografia dei dati. Ad esempio, un'azienda potrebbe utilizzare software antivirus avanzato e meccanismi di crittografia per proteggere le informazioni sensibili dei dipendenti. In caso di violazione, le aziende dovrebbero notificare immediatamente le autorità competenti e gli interessati, seguendo un piano di risposta alle violazioni dei dati predefinito. Ad esempio, una procedura potrebbe includere la notifica entro 72 ore dalla scoperta di una violazione e la fornitura di informazioni dettagliate sulle misure adottate per mitigare gli impatti.
Conclusioni
La gestione dei dati e della privacy sul luogo di lavoro è cruciale per il rispetto dei diritti dei dipendenti, dei clienti e dei fornitori. Le aziende devono impegnarsi attivamente nell'adeguamento alle normative sulla protezione dei dati, implementando misure di sicurezza adeguate e promuovendo una cultura della privacy tra i dipendenti.
L'adozione di pratiche trasparenti e responsabili del trattamento dei dati non solo aiuta a evitare sanzioni legali, ma contribuisce anche a costruire la fiducia dei clienti e a preservare la reputazione dell'azienda. In un'era in cui i dati sono sempre più preziosi e suscettibili di violazioni, la privacy sul luogo di lavoro è diventata una priorità imprescindibile.
Contattaci per ottenere il nostro supporto e saperne di più.
Aggiornato il 14/05/24 da Paolo Calderone
https://www.linkedin.com/in/paolo-calderone/
Professionista con più di 25 anni di esperienza maturati nell’ambito della gestione dei servizi di medicina, formazione e sicurezza sul lavoro, fornisce consulenza alle Aziende che desiderano tutelarsi da tutte le sanzioni in cui si potrebbe incorrere a causa del vasto quadro normativo concernente la sicurezza sul lavoro (D.Lgs 81/08). Docente dei corsi di formazione per le figure professionali previste dal D.lvo 81/08.
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