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Le regole per la videosorveglianza sul luogo di lavoro
Spesso i datori di lavoro decidono di munire le proprie aziende di telecamere, con controllo continuo delle immagini da parte di addetti o con controllo a distanza. In ogni caso, questo può essere molto utile per ragioni di sicurezza, in quanto individua facilmente intromissioni non autorizzate, comportamenti non consoni da parte dei lavoratori, malfunzionamento di macchinari ecc.
Tuttavia, l'installazione di un impianto di videosorveglianza sul posto di lavoro non è una procedura esente da normative.
I principi a cui bisogna prestare attenzione sono ben quattro: la telecamera deve avere una finalità, deve essere necessaria, riprendere la giusta porzione di territorio e soprattutto essere a norma.
E' importante conoscere le regole per l' installazione di telecamere sul posto di lavoro e non commettere errori che potrebbero costare caro all'azienda.
Cosa dice la legge in tal caso? Quali sono le regole per tutelare la privacy dei dipendenti? Chi ha responsabilità penale in caso di inadempienze?
Informazioni basilari per la videosorveglianza sul posto di lavoro
Cominciamo col comunicare una regola fondamentale quando si tratta di videosorveglianza nei luoghi di lavoro: è vietato, per il datore di lavoro, controllare i dipendenti senza avvisarli. L'obiettivo dell' installazione della videosorveglianza infatti non è quello di spiare il personale, ma quello di garantire la sicurezza nei luoghi di lavoro, migliorare la gestione imprenditoriale e della produttività oltre che preoccuparsi della tutela del patrimonio aziendale.
In sostanza, il datore di lavoro non può installare telecamere di sorveglianza senza avvisare ogni singolo lavoratore. Questo comporterebbe una grave violazione della sua privacy.
La legge 300/1970 (Statuto dei lavoratori) in questo senso è molto chiara: è vietato l'uso di impianti audiovisivi e di altre apparecchiature per finalità di controllo a distanza dell'attività dei lavoratori. Gli impianti e le apparecchiature di controllo che siano richiesti da esigenze organizzative e produttive ovvero dalla sicurezza del lavoro, ma dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell'attività dei lavoratori, possono essere installati soltanto previo accordo con le rappresentanze sindacali aziendali, oppure, in mancanza di queste, con la commissione interna. In difetto di accordo, su istanza del datore di lavoro, provvede l'Ispettorato del lavoro, dettando, ove occorra, le modalità per l'uso di tali impianti.
Consenso di installazione: statuto dei lavoratori
Come emerge dagli articoli appena riportati, il consenso all’installazione dell’impianto di videosorveglianza deve provenire non dai lavoratori, ma dai loro rappresentanti, che sono responsabili della tutela della privacy di coloro che vengono ripresi mentre effettuano le mansioni.
Per gli impianti e le apparecchiature esistenti, in mancanza di accordo con le rappresentanze sindacali aziendali o con la commissione interna, l'Ispettorato del lavoro provvede entro un anno dall'entrata in vigore della legge, dettando all'occorrenza le prescrizioni per l'adeguamento e le modalità di uso degli impianti suddetti. Contro i provvedimenti dell'Ispettorato del lavoro, il datore di lavoro, le rappresentanze sindacali aziendali o, in mancanza di queste, la commissione interna, oppure i sindacati dei lavoratori possono ricorrere, entro 30 giorni dalla comunicazione del provvedimento, al Ministro per il lavoro e la previdenza sociale.
Per chiarimento, oggi il datore di lavoro che vuole installare telecamere sul posto di lavoro deve stipulare un accordo con i sindacati come RSA o RSU, ma se ciò non avviene, è sempre possibile ricorrere all'autorizzazione dell'Ispettorato del lavoro che gestisce le autorizzazioni attraverso una modulistica sempre più semplice.
Solo se l'autorizzazione viene rilasciata è possibile procedere con l'installazione dell'impianto di videosorveglianza.
Un altro documento fondamentale per comprendere i diritti di chi viene ripreso da una telecamera di sorveglianza è il D.Lgs n 196 2003, che invitiamo a consultare in caso di interesse nell'inserimento di sistemi per la sorveglianza all'interno della propria azienda. Qui sono contenute le indicazioni per la buona condotta in materia, per garantire la libertà fondamentali e la dignità dei dipendenti.
Dove mettere le telecamere?
Alcuni pensano che si possano inserire telecamere in tutti i luoghi interni all'azienda, ma non è così. In ambienti quali bagni, spogliatoi o altri che richiedono una certa intimità del dipendente o di chi usufruisce dei luoghi, non è possibile procedere con l'installazione.
Ci sono poi lavoratori convinti che possano essere inserite delle telecamere finte in azienda da usare come deterrenti per i visitatori più curiosi o i malintenzionati. Anche in questo caso, comunque, bisogna conoscere che cosa dice la legge.
E' severamente vietato installare telecamere finte per motivi di sicurezza o altri. Non si può fare e chi ignora questa regola la deve pagare cara.
Ruolo del datore di lavoro
Il datore di lavoro deve adempiere ad alcuni obblighi fondamentali in materia di protezione dei dati personali dei dipendenti. L'obiettivo è quello di garantire il massimo della sicurezza, ma anche della privacy.
Deve obbligatoriamente installare cartelli che comunichino la presenza di telecamere sul posto di lavoro. I lavoratori possono così sapere che vi sia un impianto di videosorveglianza, quali sono le sue finalità e a chi rivolgersi per esercitare il diritto di accesso o avere ulteriori informazioni;
deve utilizzare il modello di informazione sintetica previsto dal Comitato Europeo per la Protezione dei dati personali, che prevede l'avviso di presenza di telecamere di videosorveglianza prima di entrare nella zona ripresa;
deve utilizzare anche un modello di informazione completa che prevede l'impiego di avvisi presso la portineria o il punto di accoglienza dell’insediamento produttivo o commerciale per comunicare a lavoratori e visitatori la presenza di sistemi di videosorveglianza.
Registro del trattamento
Anche se il Regolamento Generale Europeo ha indicato che solo le aziende con più di 250 dipendenti dovrebbero adottare una scheda tecnica contenente le indicazioni sul trattamento dei dati personali, comunque è consigliabile, per la tutela dei lavoratori, di inserirlo nel registro del trattamento anche in presenza di un numero minore di impiegati.
Questo non solo tutela al meglio i lavoratori, ma consente anche di velocizzare il lavoro dell'Ispettorato.
Non solo è necessario stabilire la presenza di un impianto di videosorveglianza e quali siano i suoi obiettivi, ma anche stabilire per quanto tempo restano archiviate le immagini. La normativa dice che la durata di conservazione deve essere la minima compatibile con le finalità della raccolta dei dati stessi.
In azienda bisogna ricordarsi di cancellare i video quando non più necessari, oppure adottare un sistema di archiviazione che si occupi dell'eliminazione del materiale ormai scaduto.
Quella della durata della conservazione delle immagini, comunque, non è l'unica questione da considerare: chi può accedere alle riprese? Spesso, per ragioni di sicurezza, ci sono degli addetti che osservano ciò che succede negli schermi.
Queste riprese, comunque, non devono essere accessibili a terzi che non siano stati autorizzati e le violazioni devono essere punite severamente. A volte invece le immagini vengono trasmesse a distanza e in questi casi è necessario individuare degli istituti di vigilanza esterni. Questi saranno a loro volta nuovi responsabili del trattamento dei dati dei lavoratori.
Conclusioni
Quello della normativa sulla videosorveglianza nei posti di lavoro è un argomento molto dibattuto che, negli ultimi anni, con l'introduzione delle nuove leggi sulla tutela della privacy, è sempre più attuale.
I passaggi per installare strumenti di controllo in azienda in realtà sono semplici, ma vanno seguiti attentamente:
fornire una informativa sul trattamento dei dati
nominare un responsabile che su occupi di quest'ultimo fattore
posizionare le telecamere di sorveglianza ove vi è necessità e c'è maggiore esposizione al rischio
munirsi di cartelli che informino i dipendenti o i visitatori della presenza di impianti audiovisivi di sorveglianza
conservare le immagini per non più di due giorni
individuare addetti agli impianti di videosorveglianza e formare il personale all'uso degli stessi
predisporre delle misure minime di sicurezza del lavoro
l’installazione di una telecamera diretta verso i propri dipendenti deve essere preventivamente autorizzata dall’Ispettorato dal Lavoro
procedere ad un accordo con i sindacati aziendali oppure con la Direzione Provinciale del Lavoro per ottenere l'autorizzazione all'installazione.
Se si seguono queste normative, non si incappa in pesanti sanzioni o rischi maggiori. Quindi, invitiamo tutti i responsabili a informarsi al meglio sull'argomento e a mettersi in regola.
Scritto da Paolo Calderone
https://www.linkedin.com/in/paolo-calderone/
Professionista con più di 25 anni di esperienza maturati nell’ambito della gestione dei servizi di medicina, formazione e sicurezza sul lavoro, fornisce consulenza alle Aziende che desiderano tutelarsi da tutte le sanzioni in cui si potrebbe incorrere a causa del vasto quadro normativo concernente la sicurezza sul lavoro (D.Lgs 81/08). Docente dei corsi di formazione per le figure professionali previste dal D.lvo 81/08.
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