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Smart working e sicurezza sul lavoro: le cose fondamentali da sapere
Durante e dopo lo stato di emergenza dovuto alla pandemia, nel nostro paese ha preso sempre più importanza discutere di smart working. Secondo i dati dell' Osservatorio smart working del Politecnico di Milano, in Italia, 6,58 milioni di lavoratori hanno adottato la modalità del lavoro agile per svolgere le loro mansioni.
Mentre in altri stati europei e occidentali questa pratica era già ampiamente diffusa e regolamentata, lo smart working in Italia è parso a molti come una novità su cui ragionare.
Ormai il lavoro agile interessa aziende di ogni settore e anche la pubblica amministrazione. Non è più possibile basarsi su vecchie regole di vent'anni fa che gestiscono il lavoro da casa, in quanto lo smart working prevede maggiore flessibilità e quindi anche più rischi.
Come svolgere in modo adeguato il lavoro agile? Chi può occuparsene? Quali sono le norme di sicurezza sul lavoro per quanto riguarda lo smart working? Cerchiamo di fare chiarezza indicando tutto ciò che c'è da sapere sullo smart working e sulla sicurezza sul lavoro.
#1 Differenza tra telelavoro e smart working
Una prima preoccupazione di qualsiasi datore di lavoro è quella di dover rivedere le regole per il corretto svolgimento della prestazione di lavoro al di fuori dei locali aziendali. Molti di loro hanno subito pensato che bisognasse ripensare al lavoro in quanto veniva svolto da casa.
Il punto fondamentale da tenere a mente è che lo smart working non si svolge necessariamente presso la propria abitazione. Non vi sono vincoli di orario o di luogo, ma soltanto a livello di obiettivi. Ed ecco perché il datore di lavoro deve comprendere la differenza tra telelavoro e smart working, in modo da individuare i comportamenti corretti per garantire il massimo della sicurezza quando si opera tramite lavoro agile.
Il telelavoro è il lavoro da casa. Il dipendente deve presentarsi online al momento dell'inizio del suo turno e rimanere fino alla fine. Il luogo di lavoro coincide con l'abitazione e questo significa che il dipendente svolge le stesse mansioni, negli stessi momenti, cambia solo il luogo in cui avviene la prestazione lavorativa.
Lo smart working è un'evoluzione flessibile del telelavoro. Non è obbligatorio che vi sia un luogo fisso da concordare con il datore di lavoro. Si tratta di una soluzione temporanea che viene adottata in base alle esigenze di lavoratore e azienda e che presenta tutta una serie di benefici.
Riprendiamo la definizione di smart working che si può leggere nella legge sul Lavoro agile (L. n. 81/2017) di cui parleremo in modo più approfondito tra poco: nel documento leggiamo che il lavoro agile viene definito come la modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orari o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa. La prestazione lavorativa viene eseguita, in parte all’interno di locali aziendali e in parte all’esterno senza una postazione fissa, entro i soli limiti di durata massima dell’ orario di lavoro giornaliero e settimanale, derivanti dalla legge e dalla contrattazione collettiva.
Il lavoratore può infatti scegliere il posto più consono alle sue esigenze per svolgere le prestazioni, non ha vincoli di orari, ma può svolgere il suo lavoro in qualsiasi momento della giornata a patto che raggiunga il monte ore e gli obiettivi previsti dal suo contratto. Questo offre una maggiore flessibilità a quelle persone che devono badare ai propri famigliari, consente poi di risparmiare sugli spostamenti verso e dall'ufficio, sui pasti da consumare sul posto di lavoro ed è una modalità perfetta da adottare in caso di emergenza come è accaduto durante il periodo di massima diffusione del Covid 19.
#2 Cosa prevede la normativa sul lavoro agile
Nel 2017 si è sentita l'esigenza di distinguere il telelavoro dalla nascente modalità dello smart working. Così, è stata varata la legge sul Lavoro agile, o Jobs Act, (L. n. 81/2017) che prevede una serie di normative per gestire al meglio il lavoro da remoto.
La legge sul lavoro agile va a sostituire le indicazioni degli ormai datati D.P.R. n. 70/1999 e accordo-quadro europeo sul telelavoro concluso il 16 luglio 2002. Queste normative, insieme al Testo Unico sulla sicurezza sul lavoro, si concentrava sulla sicurezza in relazione all'uso delle attrezzature, ignorando rischi ambientali e legati alla dislocazione della prestazione lavorativa.
Responsabilità del datore di lavoro in materia di sicurezza dello smart worker
Vista l'autonomia offerta agli smart workers, è necessario che il datore di lavoro organizzi lo smart working in modo efficiente. Egli deve concentrarsi su quattro aspetti:
generare delle policy organizzative, quindi regole su luoghi di lavoro, orari in modalità agile, personalizzazione degli strumenti di lavoro;
fornire i giusti strumenti e applicazioni per svolgere il lavoro fuori dai locali aziendali e garantire anche la corretta informazione in merito per consentire lo svolgimento delle mansioni, anche da remoto, in modo produttivo e senza stress;
fornire direttive su come organizzare gli spazi di lavoro in modalità agile per fare in modo che i lavoratori possano essere produttivi, ma anche tutelando la loro salute e sicurezza;
rivedere la leadership e il controllo del lavoro svolto. I datori di lavoro hanno infatti il compito di assicurarsi che i lavoratori svolgano le loro attività in sicurezza e secondo il contratto stipulato all'inizio del rapporto.
Adozione di nuove tecnologie e formazione
Coordinare i vari lavoratori, le attività, gli orari ecc. richiede un'evoluzione massiva, un cambio di mentalità e di abitudini. Sotto questo punto di vista, è stato necessario adottare nuove tecnologie per migliorare la produttività e la comunicazione.
Non basta dare in dotazione un PC a un dipendente per fare in modo che lavori al meglio anche da remoto. Servono i giusti strumenti di lavoro e anche la corretta formazione, in modo che non metta a rischio la sua salute e sicurezza, ma anche quella dei dati delle aziende per cui lavora.
La modalità di lavoro agile necessita quindi di uno sforzo ampio che include tanti aspetti sociali, comportamentali e operativi. Il rischio di usare scorrettamente le attrezzature, di esporsi a malintenzionati online, di alienarsi o di non individuare orari di lavoro e di pause può portare i lavoratori a sviluppare malattie psicologiche e anche infortuni fisici.
#3 Non tutti possono lavorare in smart working
L'adesione allo smart working è volontaria. Il datore di lavoro non può obbligare nessuno ad adottare questa modalità di lavoro. Quindi, quei lavoratori che sentono di non voler lavorare in modo agile, possono accettare di adottare un modello ibrido, oppure di tenere come punto di riferimento costante l' ufficio.
Non possono adottare il lavoro in smart working i dipendenti che devono svolgere mansioni in presenza fisica. Anche chi deve restare a stretto contatto con i colleghi spesso non può approfittare del lavoro da remoto e quindi deve, almeno per parte della settimana, recarsi in ufficio.
Durante la pandemia di Covid 19 è stato necessario anche introdurre lo smart working per stagisti e tirocinanti. Infatti, lo smart working non era previsto per questa categoria di giovani lavoratori che si sono trovati a dover abbandonare le aziende poiché, per sua natura, lo stage richiede l'affiancamento continuo dei tutori aziendali, cosa che con il lockdown non si poteva garantire.
Tuttavia, una volta individuate le migliori modalità per svolgere il lavoro da remoto, anche gli stagisti sono stati inclusi tra i lavoratori che possono lavorare in modo flessibile.
#4 Preparare il lavoratore ad affrontare lo smart working
Gran parte della responsabilità per la gestione della salute e sicurezza sul posto di lavoro è affidata ai dipendenti stessi. Le aziende devono insegnare loro quei comportamenti che riducono i rischi legati alle mansioni svolte da remoto.
Per esempio, devono fornire direttive su come impostare lo spazio per lavorare, organizzando al meglio gli strumenti e facendo attenzione alla postura, alle fonti di luce, al microclima, insomma, a tutti quei rischi che si possono incontrare in un comune ufficio.
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Il datore di lavoro deve assicurarsi che il lavoratore operi in smart working senza sovraccaricarsi di mansioni. Bisogna ricordare che, nonostante la flessibilità, non si dovrebbe lavorare in orari poco comodi, per troppo tempo e senza pause. E' bene trovare il giusto ritmo, concentrandosi più sulle finalità del lavoro che sulla quantità.
Il lavoratore dovrebbe ridurre al minimo le distrazioni. La propria abitazione, i bar, gli spazi co-working sono particolarmente soggetti a interruzioni del lavoro, che possono provocare un calo della produttività e anche maggiore stress nei lavoratori. E' bene quindi che si operi affinché il lavoratore possa operare in spazi tranquilli e confortevoli.
Conclusioni
La pandemia ha offerto una nuova opportunità di rileggere il mondo del lavoro. Il fenomeno della diffusione dello smart working ci ha insegnato che dobbiamo continuare a evolverci per migliorare il rapporto che abbiamo con il lavoro e la sua gestione, individuando soluzioni più flessibili e altrettanto sicure.
In Italia crescono le aziende private e quelle della Pubblica Amministrazione che si danno allo smart working. I vantaggi sono chiari. Resta solo da ragionare sulla mentalità della dirigenza di ognuna e su uno sforzo collettivo dei dipendenti affinché entrino in sintonia con questa nuova modalità di lavoro smart.
Scritto da Paolo Calderone
https://www.linkedin.com/in/paolo-calderone/
Professionista con più di 25 anni di esperienza maturati nell’ambito della gestione dei servizi di medicina, formazione e sicurezza sul lavoro, fornisce consulenza alle Aziende che desiderano tutelarsi da tutte le sanzioni in cui si potrebbe incorrere a causa del vasto quadro normativo concernente la sicurezza sul lavoro (D.Lgs 81/08). Docente dei corsi di formazione per le figure professionali previste dal D.lvo 81/08.
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